Was this page helpful?

Fraværsmarkering av telefon med kalender i Lotus Notes

    Innholdsfortegnelse
    Ingen headere

    1) Hvordan virker fraværsmarkering med telefon?
    Telefoni fraværsmarkering er satt opp i telefonsentralen
    Ved bruk av fraværskoder leses fraværsmeldinger opp av sentralbordet for innringer.

    2) Om bruk av koder i kalenderen
    Det er ni stk tre bokstavskoder etterfulgt av et kolon som tilsvarer nummer kodene 0-9 på telefonen.
    Trebokstavs koden settes inn i subjekt feltet for en ny avtale i kalenderen i Lotus Notes
    Etter kolon kan en skrive mer om f.eks. møte.  Sentralbordet får det opp hvis noen ringer deg under et møte, og kan informere innringer.
    Systemet godtar store og små bokstaver.
    Kodene er delt i to grupper med fraværsmarkeringer avhengig om koden bruker dato eller klokkeslett.

    2a) Fra-til dato:
    Telefonkode: 1 er lik kalenderkode GFD: har gått for dagen,
    Telefonkode: 2 er lik kalenderkode TJE: er på tjeneste reise
    Telefonkode: 4 er lik kalenderkode DEL: arbeider deltid,
    Telefonkode: 6 er lik kalenderkode FER: har ferie,
    Telefonkode: 7 er lik kalenderkode PER: har fri,
    Telefonkode: 8 er lik kalenderkode HJK: arbeider hjemme,

    2b) Fra til klokkeslett:
    Telefonkode: 0 er lik kalenderkode LUN: er til lunch,
    Telefonkode: 3 er lik kalenderkode MØT: er på møte,
    Telefonkode: 5 er lik kalenderkode UND: har undervisning
    Telefonkode: 9 er lik kalenderkode DIV: er tilbake kl

    3) Håndtering av helger
    Fraværs systemet tar hensyn til helger, men ikke til nasjonale og religiøse helligdager som 17. mai, påske og jul.
    Det betyr at en fraværsmarkering på en fredag vil resultere i at telefonen er fraværsmarkert til mandag kl 8, mens "gått for dagen" før himmelfarts torsdagen "åpner" telefonen kl 8 på torsdag!

    4) Fra til DATO
    I den første gruppen: dato til dato er systemet satt opp slik at med telefonen vil en fraværsmarkering uten angivelse av dato vil vare til neste dag.
    En fraværsmarkering i kalenderen med dato går ut første hverdag.

    a) I kalenderen i Lotus Notes velger du new og en Calendar Entry type" som gir deg et skjermbilde med "All Day Event". Her fyller du ut fra og til dato.

    b) Fra-til-dato kan også håndtere klokkeslett. Da velger en new og type appointment og fyller ut den tiden en er fraværende.
    Dette kan være naturlig for kodene for deltid og arbeider hjemme

    c) Et alternativ er fra et gitt klokkeslett til "resten av dagen". En velger da new og type appointment og skriver opp et klokkeslett etter kl 16:45.
    Sentralbordet kan da opplyse innringer at du arbeider hjemme og vil være tilbake neste dag på en ukedag og tilbake på mandag hvis du har markeringen på en fredag.

    5) Fra til KLOKKESLETT
    I kalenderen i Lotus Notes har en to valg:
    a) For "Undervisning" og "tilbake klokken" velger en "New og appointment" og fyller dag + klokke
    b) For møter velger en "Meeting" fyller ut dag og klokken, samt på neste fane velger en møte deltakere og velger møterom.
    Her må en bruke "Scheduler" til å sjekke "all schedules" om tid og sted er ledig for deltakerne og rom, da kalenderen nå omfatter andre enn deg selv.
    c) En kan også velge hel dag for aktiviteter som varer hele dagen som f.eks. møte og undervisning.
    En velger da "new og event".
    d) Et siste alternativ er fra et gitt klokkeslett til "resten av dagen". En velger da "new og appointment" og skriver opp et klokkeslett etter kl 17:00.

    Lunch er predefinert med en halv time og kan være greiere å taste inn på telefonapparatet når en går til lunch, men kan også legges inn daglig.
    NB: Klokkeslett går bare innen samme dag og ikke fra kl en dag til kl en annen dag.

    Tidsrammer:
    Fraværsmarkeringen gjelder i tidsrommet 08:00 til 17:00 på hverdager
    Hvis en fast kommer til annet tidspunkt enn kl 8, kan en legge dette inn i kalenderen med f.eks. koden "DIV:" og  8-9 som betyr at du er tilbake kl 9.

    Funksjonene er litt ulike  om en bruker telefon eller kalender.

    6) Fraværsmarkering "utenfra"
    Med å bruke Inotes på http://domino2.hil.no er det mulig å fraværsmarkere telefonen hjemmefra, f.eks. arbeider hjemme, eller tilbake kl xx kan aktiveres hjemmefra.
    En må da huske på at vi har 5 minutters forsinkelse mellom e-post systemene på huset og hva du når utenfra, slik at en må vente i minst fem minutter før en tester med telefon.

    7) Repeat funksjon
    Kan ikke ha møter over flere dager med å kun skrive fra dato og til dato (for koder "fra-til-kl"), men kan bruke repeat til å si at en er på møte mandag, tirsdag og onsdag.
    Dette gjelder også timebaserte markeringer, som kan løses med repeat, hvis det er faste gjentakelser, deltidsordninger eller lignende.
    En måte å løse et møte fra kl 12 en dag til kl 13 neste dag på, er å skrive møte feks 12-16.46 den ene dagen og 08- til 13 dagen etter. Det blir to oppføringer

    8) Oppdatering:
    5 sekunder etter at en fraværsmarkerer med telefonen eller med kalenderen, vises dette i motsatt system.
    Det betyr bla at når sentralbordet eller du selv fraværsmarkerer med telefonen, så kommer det i din kalender.
    Motsatt vil dine fraværs markeringer i kalenderen stenge telefonen og fraværsmelding vil bli lest opp. NB: Hjemmefra tar det i tillegg fem minutter.

    9) Feilmuligheter:
    Feil dato på lokal hjemme PC vil kunne slå ut på varsel om fraværsmarkering.


    10) Tips
    GFD tastes direkte på telefonen, med mindre en går fast daglig. (*23*1#)

    Innkalte møter som ikke har brukt "MØT:" funksjonen kan en selv "rette opp" ved å smette inn koden "MØT:"
    Marker meldingen i kalenderen og velg "edit" som gjør at meldingen kommer opp i edit-modus.
    Gå inn i først i subjekt feltet og sette inn koden "MØT:" og taste "ctrl + s" som lagrer denne endringen hos deg og tast "esc" for å gå ut av editeringsmodus.

    11) Andre muligheter
    En kan også legge inn egen melding på telefonsvareren sin og koble innkommende samtaler direkte dit, når man er ute på noe spesielt.
    Da kan en "svare" helt eksplisitt. Det er mulig å gi to forskjellige beskjeder for de  som ringer internt og eksternt.

    12) Begrensninger:
    Fravær fra en dag til den neste til et klokkeslett lar seg ikke gjøre,
    Denne kan man imidlertid sette ”repeat” på slik at den kommer hver dag fra dato til dato.
    Analoge apparater har ingen visnings funksjon for fraværsmarkering
    Meldingen GFD: vises i to dager. Dette kan "distrahere", men er slik pga begrensninger i integrasjonen mellom telefoni og postsystemet
     

    Was this page helpful?
    Emneord (Rediger emneord)
    • No tags
    Sidestatistikk
    3225 view(s), 1 edit(s) and 7273 character(s)

    Kommentarer

    Du må være innlogget for å poste en kommentar.

    Legg ved fil

    Vedlegg